Para garantir boas entregas e, consequentemente, a alta performance do negócio, a gestão de processos é indispensável. Aliás, isto vale para qualquer área da empresa – desde o administrativo, até o atendimento ao cliente. Agora, para coordenar tudo isso não basta implementar uma técnica qualquer. Muito pelo contrário. Existem métodos específicos que, se aplicados adequadamente, garantem o desempenho contínuo e assertivo do negócio. O workflow é um deles.
Na prática, o conceito de workflow (termo em inglês para ‘fluxo de trabalho’) visa automatizar a operação de uma empresa, em todas as suas frentes. Para isso, documentos, tarefas e informações são organizados e direcionados de acordo com as regras e hierarquias estabelecidas por cada escritório.
Houve uma época em que este trabalho era feito manualmente. Nos dias atuais, certamente, já apresentaram ferramentas e tecnologias que auxiliam na estruturação de um fluxo de trabalho. Contudo, para conhecê-los, primeiramente será preciso entender a fundo seu conceito e as vantagens em adotá-lo. Vamos lá?
Workflow X Processos
Acredite, tais conceitos se complementam e sua compreensão é extremamente essencial para a performance do negócio. Os processos se definem como uma sequência de atividades – que podem ser divididas em outras tarefas – a fim de garantir a entrega de um determinado resultado, produto ou serviço. Isso significa que todo conjunto de demandas deve ter em vista agregar valor a um objetivo maior.
Neste contexto, o workflow é o responsável por conectar tais processos por meio de ferramentas e tecnologias de automação. Tudo isso para assegurar que as demandas corram pelo escritório, sejam concluídas e validadas no momento correto. Além disso, este recurso permite análise, planejamento, estruturação e revisão, exatamente para que os fluxos sejam sempre eficientes e produtivos.
Quais são as vantagens?
Toda empresa da iniciativa privada – que tem o objetivo inevitável de melhorar a performance e consequentemente os seus resultados – deve estabelecer agora o workflow. Sua adesão vem acompanhada de diversos benefícios. Tais como:
- Para o gestor, permite a visualização ampla de processos em andamento. Desta forma, consegue direcionar sua atenção para demandas específicas;
- Processos bem desenhados e padronizados são mais fáceis e rápidos de serem realizados e concluídos.
- Para a equipe, há atribuição de demanda focada nas habilidades e função de cada um dentro da empresa – aumentando a assertividade das entregas;
- Quando não há desperdício de recursos e tempo dos colaboradores, o escritório é capaz de reduzir drasticamente gastos desnecessários e aumentar sua produtividade.
M4law como uma ferramenta de fluxo de trabalho
Mais do que um GED jurídico, o sistema M4law é um potente aliado do escritório e departamento jurídico que deseja melhorar entregas e potencializar resultados. Por meio de uma plataforma robusta que, além de integrar-se com os principais ERPs jurídicos – para que não precise mudar seus hábitos diários – conta com uma inteligência artificial que antecipa as necessidades de cada usuário de acordo com o seu comportamento de uso da ferramenta no dia a dia.
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